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                【職場貼士】:用結構化思維,理清工作匯報邏輯

                作者:
                2019/01/07 15:15
                瀏覽量
                工作中,我們每天都要做各種溝通和匯報。為了把信息全面、簡明、有組織的傳遞給對方,從而提高效率、達成共識。
                 
                 
                今天給大家分享一個思維邏輯,輕輕松松幫你理清日常瑣碎的工作事情,使辦公有效、快捷;這個就是《金字塔原理》。
                 
                金字塔原理廣泛應用於思考、溝通表達、解決問題和開發培訓課程,是提高邏輯思維和表達能力的高效思維工具。其實,結構化並不是芭芭拉創造出來的,結構化一直存在著。比如我們會把一年分為春夏秋冬四季,這本身就是一種結構。

                金字塔原理有四個基本原則,分別是:

                 ?  論—結論先行  ?  

                ?  證—自上而下  ? 

                ?  類—歸類分組  ? 

                ?  比—邏輯遞進  ? 

                原則一:結論先行

                在做商務溝通和匯報時,如果我們做了30頁PPT,匯報到20頁的時候,還沒有讓對方抓住你匯報溝通的主要觀點,這就是一個失敗的匯⊙報。聽眾的註意力是有限的,在演講匯報和商務溝通過程中,如果前5分鐘不能吸引聽眾的註意力,聽眾的大腦極容易產生自我保護,這種保護的結∏果就是產生“懈怠”情緒。

                 

                吸引聽眾的註意力有很多種方法,有演講的技♀巧,有圖形化展示的技巧◆,其實聽眾最在意的是聽到你的觀點和結論,這是很有效率的的一種方』法,不管聽眾是〓否贊同你的觀點,都會吸引聽眾關註你的主要論據和方法。

                 

                “結論先行”做得最好的就是我們每年都會看到的政府工作報告。幾萬字的政府︼工作報告,每個要點部分都是“結論+分析”的模式來寫。如果我沒有時間全文閱讀這份幾萬字的報告,我把每個段落的要點集中一起,能快速了解政府報告的精髓。這並不█是我的歸納總結能力強,是報告文章采取的“結論先行”的方式,讓我在閱讀幾萬字的政府報告不費力,既可以◣快速通讀瀏覽,又能根據自己的興趣詳細看某部分具體內容。

                 

                 

                在商務匯報過程▽中的結論先行,推薦使用摘要法。摘要法適合於頁∮數超過20頁的PPT報告,可以在分析和論述開始前增加摘要頁,匯總主要觀點。比如商業計劃ㄨ書、IPO路演報≡告或上市公司年報報告,在最前面常▂常有Summary部分,主要介紹基本情況和核心結論。

                原則二:自上而下

                先拋結論,然後列出要點來支持自己的結論,再層層詳細展開。

                 

                 

                當你對要表達和溝通的問題已有主要思路,就差清晰地表達出來時,適合用自上而下╱法。比如,寫年終總結時,基本知道自己要寫的主題是什麽,平時的成績▲、遇到々的問題、下一年的規劃等也有個大概構思,此時,就可以采用自上而下法構建金字塔結構,條理清晰地表明自己的想法。

                原則三:歸組分類

                當一件事清你去分類以後,它就變得特別得清晰、簡單、準確,分類是生活、工作中無處不在的。家中物品的擺放,如果做好歸類分組就會顯得很舒服,使用時候找起來也很方便。我們的大腦有自動將某些具有共同特性的東西進行歸類組合的能力。如果大腦對處理的信息,已經進行了歸類分組,顯得清晰明了,理解起來就比較容易。如果要處理的信息雜亂無章,大腦會自動進行信息解構分析,進行歸類分組,但是會增加聽眾的大腦負擔,不利於信息的理解。

                 

                 

                分類◤要符合MECE原則,中文叫相互獨立、完全窮盡。相互獨立的意思是,互相之間不能有交叉,完全窮盡就是你在分類的時候不能有遺漏。只要符合這個標準,就是一個清晰的、準確的分類。

                在實際運用中你只用◥不停問自己兩個問題:

                 

                ? 我是不是把所有的可能因素都考慮到了,有沒有遺漏的?

                ? 這些因素之間有沒有互相重疊的部分?

                 

                在運用MECE原則時,有兩個數字要記住,數字3和數字7。有研究認為,人類大腦能一次性接受的信息分類的臨界值是7條,突破7以後就會給記憶造成負擔。3條最容易※記住,我們在做工作匯報的時候,如果你列出的信息數量超過7條,就要考慮分類或壓縮了。

                原則四:邏輯遞進

                在完成歸類分組之後,同一組內的信息表達也是有一定的邏輯順序的。不知大家發現沒有,同樣一件事,表達的順序不同,得出的結果和效果也■完全不一樣。表達的先後順序非常重要。

                 

                 

                常見邏輯遞進的排序原則分為時間、空間、重要性和業務流程四種方式。排序原則要統一,即同一個層級采用同一種排序方式,不能采用多種排序方式。前兩條用時間分,後兩條用空間分就會產生交叉。 

                論證類比”四個核心原則之間還有內在關系。論與證是和縱向結構對應的,就是上下要符合論與證的結構。類和比是橫向結構對應的,同一組思想之間要符合歸類分組和邏輯遞進。

                 

                綜上所述,使用結構化思維的工作匯報具有以下優點:

                 

                ? 縮減完成同一項工作所需的時間,提升效率。

                ? 增強解決問題、工作安排、成果匯報時的清晰度。

                ? 使信息接受者更容易理解,降低信息傳遞中的失真。

                原則一:結論先行

                在做商務溝通和匯報時,如果我們做了30頁PPT,匯報到20頁的時候,還沒有讓對方抓住你匯報溝通的主要觀點,這就是一個失敗的匯報。聽眾的註意力是有限的,在演講匯報和商務溝通過程中,如果前5分鐘不能吸引聽眾的註意力,聽眾的大腦極容易產生自我保護,這種保護的結果就是產生“懈怠”情緒。

                 

                吸引聽眾的註意力有很多種方法,有演講的技巧,有圖形化展示的技巧,其實聽眾最在意的是聽到你的觀點和結論,這是很有效率的的一種方法,不管聽眾是否贊同你的卐觀點,都會吸引聽眾關註你的主要論據和方法。

                 

                “結論先行”做得最好的就是我們每年都會看到的政府工作報告。幾萬字的政府工作報告,每個要點部分都是“結論+分析”的模式來寫。如果我沒有時間全文閱讀這份幾萬字的報告,我把每個段落的要點集中一起,能快速了解政府報告的精髓。這並不是我的歸納總結能力強,是報告文章采取的“結論先行”的方式,讓我在閱讀幾萬字的政府報告不費力,既可以快速通讀瀏覽,又能根據自己的興趣詳細看某部分具體內容。

                 

                在商務匯報過程中的結論先行,推薦使用摘要法。摘要」法適合於頁數超過20頁的PPT報告,可以在分析和論述開始前增加摘要頁,匯總主要觀點。比如商業計劃書、IPO路演報告或上市公司年報報告,在最前面常常有Summary部分,主要介紹基本情況和核心結論。

                 

                原則二:自上而下

                先拋結論,然後列出要點來支持自己的結論,再層層詳細展開。

                 

                當你對要表達和溝通的問題已有主要思路,就差清晰地表達出來時,適合用自上而下法。比如,寫年終總結時,基本知道自己要寫的主題是什麽,平時的成績、遇到的問題、下一年的規劃等也有個大概構思,此時,就可以采用自上而下法構建金字塔結構,條理清晰地表明自己的想法。

                原則一:結論先行

                在做商務溝通和匯報時,如果我們做了30頁PPT,匯報到20頁的時候,還沒有讓對方抓住你匯報溝通的主要觀點,這就是一個失敗的匯報。聽眾的註意力是有限的,在演講匯報和商務溝通過程中,如果前5分鐘不能吸引聽眾的註意力,聽眾的大腦極容易產生自我保護,這種保護的結果就是產生“懈怠”情緒。

                 

                吸引聽眾的註意力有很多種方法,有演講的技巧,有圖形化展示的技巧,其實聽眾最在意的是聽到你的觀點和結論,這是很有效率的的一種方法,不管聽眾是否贊同你的觀點,都會吸引聽眾關註你的主要論據和方法。

                 

                “結論先行”做得最好的就是我們每年都會看到的政府工作報告。幾萬字的政府工作報告,每個要點部分都是“結論+分析”的模式來寫。如果我沒有時間全文閱讀這份幾萬字的報告,我把每個段落的要點集中一起,能快速了解政府報告的精髓。這並不是我的歸納總結能力強,是報告文章采取的“結論先行”的方式,讓我在閱讀幾萬字的政府報告不費力,既可以快速通讀瀏覽,又能根據自己的興趣詳細看某部分具體內容。

                 

                在商務匯報過程中的結論先行,推薦使用摘要法。摘要法適合於頁數超過20頁的PPT報告,可以在分析和論述開始前增加摘要頁,匯總主要觀點。比如商業計劃書、IPO路演報告或上市公司年報報告,在最前面常常有Summary部分,主要介紹基本情況和核心結論。

                 

                原則二:自上而下

                先拋結論,然後列出要點來支持自己的結論,再層層詳細展開。

                 

                當你對要表達和溝通的問題已有主要思路,就差清晰地表達出來時,適合用自上而下法。比如,寫年終總結時,基本知道自己要寫的主題是什麽,平時的成績、遇到的問題、下一年的規劃等也有個大概構思,此時,就可以采用自上而下法構建金字塔結構,條理清晰地表明自己的想法。

                原則一:結論先行

                在做商務溝通和匯報時,如果我們做了30頁PPT,匯報到20頁的時候,還沒有讓對方抓住你匯報溝通的主要觀點,這就是一個失敗的匯報。聽眾的註意力是有限的,在演講匯報和商務溝通過程中,如果前5分鐘不能吸引聽眾的註意力,聽眾的大腦極容易產生自我保護,這種保護的結果就是產生“懈怠”情緒。

                 

                吸引聽眾的註意力有很多種方法,有演講的技巧,有圖形化展示的技巧,其實聽眾最在意的是聽到你的觀點和結論,這是很有效率的的一種方法,不管聽眾是否贊同你的觀點,都會吸引聽眾關註你的主要論據和方法。

                 

                “結論先行”做得最好的就是我們每年都會看到的政府工作報告。幾萬字的政府工作報告,每個要點部分都是“結論+分析”的模式來寫。如果我沒有時間全文閱讀這份幾萬字的報告,我把每個段落的要點集中一起,能快速了解政府報告的精髓。這並不是我的歸納總結能力強,是報告文章采取的“結論先行”的方式,讓我在閱讀幾萬字的政府報告不費力,既可以快速通讀瀏覽,又能根據自己的興趣詳細看某部分具體內容。

                 

                在商務匯報過程中的結論先行,推薦使用摘要法。摘要法適合於頁數超過20頁的PPT報告,可以在分析和論述開始前增加摘要頁,匯總主要觀點。比如商業計劃書、IPO路演報告或上市公司年報報告,在最前面常常有Summary部分,主要介紹基本情況和核心結論。

                 

                原則二:自上而下

                先拋結論,然後列出要點來支持自己的結論,再層層詳細展開。

                 

                當你對要表達和溝通的問題已有主要思路,就差清晰地表達出來時,適合用自上而下法。比如,寫年終總結時,基本知道自己要寫的主題是什麽,平時的成績、遇到的問題、下一年的規劃等也有個大概構思,此時,就可以采用自上而下法構建金字塔結構,條理清晰地表明自己的想法。